IMT Online : Todo lo que necesitas saber sobre la Lista de Pedidos
Si trabajas en logística, compras o gestión de inventario, seguramente ya has oído hablar de IMT Online, la plataforma que está transformando la forma en que las empresas controlan sus adquisiciones. En este artículo descubrirás, paso a paso, cómo manejar la lista de pedidos de IMT Online de manera eficiente, qué ventajas te aporta y cómo resolver los problemas más comunes. Todo está pensado para que, desde el primer momento, puedas sacarle el máximo provecho a la herramienta.
1. ¿Qué es IMT Online?
IMT Online es un sistema basado en la nube que centraliza la gestión de pedidos, cotizaciones y entregas entre proveedores y compradores. Sus principales características son:
| Característica | Descripción |
|---|---|
| Acceso multicanal | Disponible vía web, app móvil (iOS/Android) y API para integraciones. |
| Flujo de trabajo automatizado | Creación, aprobación y seguimiento de pedidos sin papel. |
| Visibilidad en tiempo real | Estado del pedido, historial y métricas de cumplimiento. |
| Seguridad | Encriptación SSL, autenticación de dos factores y gestión de roles. |
| Personalización | Campos a medida, reglas de negocio y notificaciones configurables. |
Con estos pilares, la lista de pedidos es el corazón operativo del sistema: allí se registran todas las solicitudes que tú o tu equipo han generado, y donde puedes monitorizar cada etapa del proceso.
2. Cómo crear una lista de pedidos paso a paso
Paso 1 : Acceso a la plataforma
- Ingresa a
https://portal.imtonline.com. - Introduce tu usuario y contraseña; si es la primera vez, solicita el código de activación que recibirás por correo.
- Activa la autenticación de dos factores (SMS o aplicación de generación de códigos).
Paso 2 : Seleccionar “Nuevo Pedido”
| Acción | Icono | Comentario |
|---|---|---|
| Nuevo | ➕ | Crea un registro vacío. |
| Duplicar | 📄 | Copia un pedido anterior (útil para reordenes). |
| Importar CSV | ⬇️ | Carga masiva de líneas de pedido. |
Paso 3 : Completar los campos obligatorios
| Campo | Tipo | Ejemplo | Comentario |
|---|---|---|---|
| Proveedor | Lista desplegable | “Acme Supplies” | Solo aparecen los proveedores habilitados en tu organización. |
| Fecha de entrega | Calendario | 15/09/2025 | El sistema advierte si la fecha supera el SLA del proveedor. |
| Moneda | Lista (USD, EUR, MXN…) | MXN | Se aplicará la tasa de cambio actual. |
| Código de artículo | Texto o escaneo de código de barras | “ABC‑1234” | Si el artículo no existe, puedes crear uno nuevo desde aquí. |
| Cantidad | Numérico | 250 | Se valida contra el stock mínimo establecido. |
| Precio unitario | Decimal | 45.60 | Se calcula automáticamente a partir del contrato con el proveedor (si existe). |
| Centro de costo | Lista | “Producción – Línea 1” | Facilita la contabilización posterior. |
Tip: Usa la función “Guardar como borrador” si aún no tienes todos los datos; podrás volver a editarlo sin afectar el historial.
Paso 4 : Revisar y enviar
- Haz clic en “Revisar” para que IMT Online muestre una tabla de resumen (ver sección 3).
- Verifica errores de validación (por ejemplo, cantidades negativas o precios fuera de rango).
- Pulsa “Enviar a aprobación”; el pedido pasa a la fase de revisión según la jerarquía de tu empresa.
3. Tabla de resumen del pedido (visualización típica)
| Nº | Código artículo | Descripción | Cantidad | Precio unitario | Sub‑total | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ABC‑1234 | Tornillo acero 8 mm | 250 | 45.60 | $11,400.00 | Pendiente |
| 2 | XYZ‑5678 | Lubricante 5 L | 30 | 120.00 | $3,600.00 | Pendiente |
| Total | — | — | — | — | $15,000.00 | — |
Nota: Los colores de la columna Estado (verde, amarillo, rojo) indican rápidamente el nivel de avance: verde = aprobado, amarillo = en revisión, rojo = rechazado o con observaciones.
4. Principales funcionalidades de la lista de pedidos
| Funcionalidad | Qué permite | Beneficio directo |
|---|---|---|
| Filtros avanzados | Buscar por proveedor, fecha, estado, centro de costo, etc. | Encuentra rápidamente el pedido que necesitas sin perder tiempo. |
| Exportar a Excel/CSV | Descarga del listado completo o de una vista filtrada. | Facilita análisis offline y auditorías. |
| Histórico de cambios | Registro de cada modificación con usuario y timestamp. | Transparencia y trazabilidad para auditorías. |
| Notificaciones automáticas | Emails, push o Slack cuando el estado cambia. | Reduce el tiempo de respuesta y evita olvidos. |
| Integración con ERP (SAP, Oracle, etc.) | Sincroniza automáticamente el pedido aprobado con el módulo de compras. | Elimina la doble entrada y los errores humanos. |
5. Buenas prácticas para mantener tu lista de pedidos siempre bajo control
| Buen práctica | Por qué es importante |
|---|---|
| Usar códigos estándar (SKU, GTIN) | Evita duplicidades y facilita la búsqueda. |
| Actualizar el precio en tiempo real | Los contratos pueden variar; la lista siempre mostrará el costo real. |
| Asignar responsables (campo “Responsable de aprobación”) | Clarifica quién tiene la autoridad para cada nivel. |
| Revisar la fecha de caducidad del pedido | Un pedido expirado no podrá ser procesado y generará retrasos. |
| Mantener el documento de respaldo (cotizaciones, PDFs) adjunto al pedido | Reduce la necesidad de buscar información en correos o carpetas externas. |
6. Solución de problemas frecuentes
| Problema | Causa típica | Solución |
|---|---|---|
| No aparecen proveedores en el desplegable | Usuario sin permisos de “visualizar proveedores”. | Solicita al administrador que te asigne el rol “Compras – Lectura/Escritura”. |
| Error al cargar CSV: “Formato de columna inválido” | Cabecera del archivo no coincide con los nombres esperados. | Descarga la plantilla oficial desde “Ayuda → Importar CSV” y rellénala sin modificar los encabezados. |
| Pedido se queda en “Pendiente” después de la aprobación | Falta sincronización con el ERP o la regla de negocio está mal configurada. | Revisa la sección “Integraciones” y verifica que el endpoint del ERP esté activo. |
| Los precios no se actualizan automáticamente | El contrato con el proveedor no está asociado al artículo. | En la ficha del artículo, vincula el contrato correspondiente o actualiza el precio manualmente. |
| Recibo de notificación por email no llega | Configuración de notificaciones desactivada en el perfil. | En “Mi perfil → Preferencias”, activa “Notificaciones por correo”. También verifica la carpeta de spam. |
7. Preguntas frecuentes (FAQ)
7.1. ¿Puedo crear un pedido sin haber registrado al proveedor previamente?
No. IMT Online exige que el proveedor existan en la base de datos para garantizar la trazabilidad y la correcta aplicación de los contratos negociados. Si el proveedor aún no está, solicita a tu administrador que lo registre antes de crear el pedido.
7.2. ¿Cómo gestiono pedidos recurrentes (por ejemplo, compra mensual de materias primas)?
Utiliza la opción “Duplicar” en la lista de pedidos. Al duplicar, la fecha de entrega se ajusta automáticamente a la configuración de frecuencia que hayas definido (semanal, quincenal, mensual). También puedes crear una “Plantilla de pedido” desde el menú de configuración.
7.3. ¿Qué ocurre si el proveedor rechaza el pedido después de haber sido aprobado?
El estado del pedido cambiará a “Rechazado” y aparecerá una columna de Observaciones donde el proveedor podrá indicar el motivo (precio, disponibilidad, etc.). Tú recibirás una notificación y podrás editar el pedido (por ejemplo, ajustar la cantidad) y volver a enviarlo a aprobación.
7.4. ¿Puedo añadir documentos adjuntos (cotizaciones, certificaciones) al pedido?
Sí. En la ficha del pedido verás el botón “Adjuntar archivo”. Puedes subir PDFs, imágenes o cualquier documento relacionado. El tamaño máximo por archivo es de 10 MB.
7.5. ¿Cómo exporto la lista de pedidos a un informe financiero?
- Aplica los filtros que necesites (ej.: fechas, centro de costo, estado).
- Haz clic en “Exportar → Excel”.
- En el archivo Excel, encontrarás columnas adicionales como “Código contable” y “Proyecto”, que puedes importar directamente a tu ERP o a la herramienta de BI que uses.
8. Conclusión: ¿Por qué la lista de pedidos de IMT Online es esencial para tu negocio?
- Visibilidad total: Cada movimiento queda registrado, lo que permite decisiones basadas en datos reales.
- Eficiencia operativa: Menos tiempo en gestiones manuales y más en actividades estratégicas.
- Control de costos: Los precios se actualizan automáticamente y la trazabilidad evita compras duplicadas o fuera de contrato.
- Cumplimiento: Historias auditables y notificaciones automáticas reducen riesgos de incumplimiento regulatorio.
Si todavía no has implementado IMT Online, es momento de probar la versión demo. Recuerda que la clave del éxito no está solo en la herramienta, sino en cómo la integras a tus procesos y en la capacitación continua de tu equipo.
Acción recomendada: Programa una sesión de on‑boarding con tu administrador de sistemas y crea tu primer pedido de prueba antes del fin de mes. Verás cómo la lista de pedidos te ahorra tiempo y mejora la precisión de tus compras.
¿Tienes alguna duda adicional? Déjala en los comentarios o contáctanos a través del chat en la esquina inferior derecha de la plataforma IMT Online. ¡Estamos aquí para ayudarte a optimizar tu cadena de suministro!